De la cafea de specialitate la automatizarea afacerilor
Aceasta este povestea unui magazin e-commerce local, de cafea, care a reușit să depășească multiple provocări operaționale complexe, cu ajutorul automatizării. De la captarea de feedback în timp real, gestionarea sarcinilor operaționale complexe, până la procesarea volumelor de comenzi în creștere, procesele manuale au început să le diminueze eficiența și relațiile cu clienții.
În acest articol, vom examina cum și ce soluții de automatizare au fost folosite pentru a combina valorile tradiționale ale acestei afaceri, cu inovații progresive și vom explora exemple reale de automatizare care au adus rezultate tangibile.
Despre client
Blu.Coffee, este o prăjitorie de cafea de înaltă calitate, cu sediul în Cluj-Napoca, lansată în 2016. Fiind un furnizor dedicat de cafea de specialitate, compania a continuat să ridice ștacheta în industrie prin dedicarea sa neclintită pentru calitate și inovație.
Provocarea
În ciuda călătoriei și creșterii promițătoare a companiei Blu.Coffee, aceștia au întâmpinat pe parcurs blocaje semnificative. Pe măsură ce afacerea s-a extins, s-a simțit necesitatea de a îmbunătăți serviciile oferite și de a construi relații pe termen lung, cu clienții. Astfel, s-au confruntat cu complexitățile proceselor de captare de feedback și recenzii în timp real, precum și cu retargetarea lunară a clienților care au încetat să comande.
În plus, procesarea promptă și actualizarea comenzilor în timp real au devenit mai solicitante, odată cu creșterea volumului afacerii.
Complicații au apărut și în gestionarea vânzărilor și a facturilor, generarea rapoartelor săptămânale și gestionarea documentației de reglementare.
Erorile manuale în procesarea comenzilor, facturare și livrare deveneau tot mai frecvente și trebuiau atenuate.
Nu în ultimul rând, procesul manual de notificare a clienților despre starea livrării comenzilor lor necesita un upgrade, pentru o mai bună eficiență și satisfacție a clienților.
Soluția
Sarcinile descrise mai sus necesită multă muncă, fiind nevoi de varii procese de automatizare pentru o eficiență îmbunătățită și costuri reduse per total.
Prin urmare, experții makeitfuture au utilizat o planificare strategică de automatizare pentru a rezolva următoarele provocări:
Evaluare și Stabilirea Obiectivelor
Primul nostru pas a fost o analiză amănunțită a sistemelor și proceselor operaționale existente afacerii Blu.Coffee. Înțelegerea provocărilor unice ale acestora a facilitat definirea obiectivelor menite să îmbunătățească eficiența, să reducă erorile manuale și să îmbunătățească angajamentul clienților.
Identificarea Oportunităților de Automatizare
Am identificat zonele care ar beneficia semnificativ de pe urma automatizării, cum ar fi retargetarea clienților, procesarea comenzilor, facturarea, raportarea, gestionarea documentației de reglementare și notificările de livrare.
Selecția Instrumentelor și Tehnologiilor de Automatizare
Am selectat Make.com pentru capacitățile sale avansate de automatizare și integrarea cu sistemele existente, precum Shopify, Trello, HubSpot CRM, Oblio, Google Sheets și Google Data Studio.
Integrarea cu Sistemele Existente
Am integrat fără probleme Make.com cu sistemele existente ale magazinului Blu.Coffee și am creat un sistem ERP personalizat care a combinat soluții de top de pe piață într-o platformă coezivă.
Instruirea Angajaților și Managementul Schimbării
Soluția noastră a inclus și o etapă cuprinzătoare de instruire a personalului Blu.Coffee privind noul sistem împreună cu implementarea unui management robust al schimbării pentru a asigura o tranziție lină.
Rezultate
După integrare, Blu.Coffee a observat îmbunătățiri dramatice în operațiunile sale.
- Actualizările de statut ale comenzilor în timp real au devenit posibile, îmbunătățind transparența și încrederea clienților. Integrarea sistemelor a permis retargetarea automată, crescând retenția clienților cu 54%.
- Sistemul a permis, de asemenea, notificări automate prin SMS sau e-mail pentru a menține clienții informați, sporind astfel satisfacția clienților.
- Feedback-ul și recenziile au fost folosite fructos, prin transformarea acestora în postări pe rețelele sociale, sporind vizibilitatea și încrederea în brand.
- În cele din urmă, automatizarea a redus munca manuală cu 90%, permițând echipei Blu.Coffee să se concentreze pe strategii orientate spre creștere.
Exemple de automatizare utilizate
Sincronizarea Automată a Comenzilor pe Tabla Trello
Am activat sincronizarea automată a comenzilor noi într-o tablă Trello. Fiecare card Trello conținea detalii vitale precum cantitatea comenzii, produsele și procedura de ambalare. Acest lucru a oferit un mod intuitiv și vizual de a urmări și gestiona comenzile, îmbunătățind eficiența echipei de procesare a comenzilor. De asemenea, a redus potențialul pentru erori manuale și a îmbunătățit viteza generală de îndeplinire a comenzilor, ducând la o satisfacție sporită a clienților.
Automatizarea Comenzilor, Informațiilor despre Clienți și Comunicării către HubSpot CRM
Toate datele comenzilor și comunicările cu clienții au fost automatizate pentru a curge în HubSpot CRM. Acest lucru oferă o vedere în timp real a datelor clienților, istoricului comenzilor și urmelor de comunicare. CRM-ul clasifică clienții în diferite grupuri pentru retargetare țintită prin campanii SMS și e-mail. Beneficiile au fost multiple: vizibilitate îmbunătățită în interacțiunile cu clienții, strategii de marketing și retargetare mai eficiente și o gestionare mai bună a relațiilor cu clienții în general.
Automatizarea Notificărilor și Facturilor de Livrare
Am automatizat generarea și trimiterea notificărilor și facturilor de livrare, care erau trimise prin SMS clienților. Acest lucru oferă actualizări în timp real clienților și le permite clienților să urmărească pachetele în timp real, îmbunătățind experiența acestora. De asemenea, s-au eliminat erorile manuale în tot acest proces, asigurând o comunicare precisă și la timp.
Automatizarea Facturilor de Intrare
De asemenea, am automatizat procesarea facturilor de intrare. Acest lucru a inclus deducerea automată a stocurilor, verificarea facturilor și consolidarea facturilor săptămânale. Acest proces, care anterior necesita 1-2 zile de muncă manuală, a fost redus la câteva minute. Pe lângă faptul că a eliberat semnificativ timpul angajaților pentru sarcini mai valoroase, această automatizare a minimizat, de asemenea, riscul de erori în procesarea facturilor și a îmbunătățit gestionarea inventarului.
Concluzie
Înțelegând gravitatea provocărilor Blu.Coffee, Makeitfuture nu a avut ca scop doar automatizarea; am căutat să inovăm. De la evaluări inițiale până la integrarea unor unelte de automatizare de top, cum ar fi Make.com, cu sistemele existente, am conceput o abordare holistică. Principalul nostru focus? Reducerea intervențiilor manuale, îmbunătățirea angajamentului clienților și propulsarea Blu.Coffee în următoarea fază de creștere.
Compania are acum un sistem ERP personalizat care aduce împreună soluții de clasă mondială și oferă o eficiență operațională substanțială, o satisfacție îmbunătățită a clienților și un potețial de creștere semnificativ mai ridicat.
Acesta este viitorul soluțiilor de automatizare no-code și conduse de AI - unde provocările sunt doar oportunități care așteaptă să fie valorificate.
Esti pregătit să îmbunătățești procesele afacerii tale și să crești productivitatea? Vorbește cu echipa noastră de experți!
Programați o consultanță gratuită acum!
Studii de caz recente
Consultanță în domeniul automatizării.
Automatizează. Îmbunătățește. Bucură-te de succes.
Beneficiază de o sesiune de consultanță gratuită cu experții noștri Makeitfuture.