Automatizarea gestionării cheltuielilor de combustibil pentru o flotă mare de vehicule
În acest studiu de caz evidențiem cum, cu ajutorul soluțiilor de automatizare am eficientizat gestionarea cheltuielilor de combustibil pentru flota vastă de vehicule a clientului nostru - lider european în inginerie aplicată de purificare a apei. Procesele folosite au implicat integrarea soluțiilor Power Automate, Cloudconvert, AI Builder OCR și Microsoft SharePoint, cu sistemul lor ERP existent, Navision. Citește mai departe pentru a descoperi cum această automatizare nu numai că a redus munca manuală, dar a și redus semnificativ timpul de procesare. Haide să explorăm împreună provocările, soluțiile și rezultatele impresionante ale acestei călătorii de automatizare.
Despre client
Clientul nostru este lider european în consultanță tehnică, sisteme și servicii în domeniul ingineriei aplicate în domeniul filtrării, separării și purificării de fluide și tratare a apei.
Clientul deține o flotă vastă de automobile, folosite pentru deplasări regulate.
Provocarea
Provocarea clientului nostru a fost să elimine orele de muncă manuală de organizare și corelare a datelor de pe facturile de achiziție de la furnizorii lor cu ERP-ul lor - Navision. Mai specific, în fiecare lună, furnizorul de combustibil îi trimite clientului un email cu factura principală, urmată de un al doilea email cu zeci sau sute de linii de date detaliind fiecare realimentare a fiecărei mașini. Clientul nostru deține o flotă vastă, iar fiecare mașină aparține unui anumit centru de cost. Astfel, în fiecare lună, un angajat trebuia să sorteze și să organizeze manual fiecare cheltuială de realimentare a fiecărei mașini și să o adauge la centrul său specific de cost. Această acțiune era operată manual și dura o zi întreagă de lucru.
Soluția
Am utilizat Power Automate ca platformă principală de automatizare.
Clientul primește două emailuri cu liniile de factură care trebuie introduse în Navision. Aceste emailuri sunt redirecționate automat către inbox-ul de automatizare, inițiind astfel procesul de automatizare.
Convertirea și procesarea fișierului Excel
Întâi, sosește e-mailul cu liniile de factură, cu un atașament de tip XLS, care este formatul vechi Excel. Acesta este apoi actualizat cu Cloudconvert în format XLSX pentru a putea fi procesat prin automatizare. Apoi, fiecare linie este preluată, creându-se o nouă linie în Navision, cu categoria corectă și centru de cost asociat, definit de client.
Procesarea atașamentelor PDF comprimate din mail pentru OCR
Al doilea email sosește, ce conține linii suplimentare de date. Acestea sunt procesate separat, deoarece în email, ele sunt arhivate într-un ZIP. Automatizarea extrage arhiva comprimată și apoi scoate fișierul PDF corect din ea. Acesta este apoi trimis la un procesare AI OCR - pe care l-am instruit folosing 5 exemple anterioare - și identifică corect liniile care trebuie scanate și introduse în Navision.
Toate aceste procese sunt gestionate prin Microsoft Power Automate. Dacă apare vreo eroare și este necesară intervenția manuală, atunci acele linii de factură sunt trimise administratorului pentru a fi verificate manual.
Una dintre principalele provocări a fost că versiunea Navision era o versiune on-premises, pentru care am trebuit să creăm un conector API personalizat în Power Automate. Acest lucru a fost realizat cu succes, astfel încât noua automatizare poate fi ușor realizată în Navision.
Aplicații utilizate
Pentru a crea această automatizare, am utilizat:
Power Automate - Integrează toate modulele și diferitele aplicații. Procesează datele și gestionează etapele execuției.
Cloudconvert - Converteste formatul XLS vechi și depășit, în format XLSX pentru a putea procesa datele din acesta.
AI Builder OCR (Microsoft) - Efectuează procesare OCR avansată prin instruire pe 5 exemple de facturi. Acest lucru oferă o soluție OCR foarte precisă.
Sharepoint a fost utilizat pentru urmărirea diferitelor etape ale procesului și inițierea etapelor procesului.
Navision - Instrument ERP (Planificare a Resurselor Întreprinderii) pe care clientul îl utilizează pentru sistemul principal.
Toate acestea sunt foarte bine integrate în ecosistemul Microsoft și au module standard care pot fi utilizate pentru automatizare.
Probleme în timpul dezvoltării
E-mailul a venit în format XLS în loc de XLSX, astfel că am fost nevoiți să utilizăm Cloudconvert pentru date.
Power Automate este foarte greoi și dificil de utilizat pentru automatizări complexe. Construirea scenariului a durat de 3 ori mai mult decât ar fi durat în Make.com.
Serverul Navision este un server on-premises gestionat de o companie terță (Arggo). Aceștia au trebuit să creeze punctele finale pentru noi pentru a le putea utiliza și au fost greu de mișcat.
Deoarece este vorba de o factură, a trebuit să fie 100% aceeași valoare, lucru dificil din cauza rotunjirii zecimalelor.
Rezultate
Pe lângă eliminarea riscurilor de eroare care vin la pachet cu munca manuală, soluția noastră de automatizare a ajutat clientul să reducă timpul de muncă de la o zi întreagă la sub 5 minute. Mai mult, aceste 5 minute sunt doar pentru validarea datelor, care în viitor, pot fi reduse la 0, deoarece întregul proces poate fi automatizat.
Concluzie
Acest proiect este un exemplu excelent al modului în care automatizarea poate revoluționa operațiunile corporate, chiar și cele mai mici și mai complicate. În acest caz, am automatizat eficient munca laborioasă și predispusă la erori de procesare și clasificare a facturilor de combustibil pentru o flotă considerabilă de mașini, integrând o gamă de produse Microsoft, inclusiv Power Automate, Cloudconvert, AI Builder OCR și SharePoint, cu sistemul ERP existent al clientului, Navision.
Acest lucru a redus drastic probabilitatea erorilor manuale, pe lângă reducerea timpului necesar pentru această sarcină de la o zi întreagă la doar cinci minute. În ciuda dificultăților precum adaptarea la un server Navision on-premises și asigurarea unei prelucrări exacte a zecimalelor în procesarea facturilor, cunoștințele echipei noastre și adaptabilitatea mediului Microsoft au permis o soluție omogenă și eficientă.
Această soluție poate fi extinsă la alte operațiuni de achiziție- aprovizionare, pentru a completa întregul proces de gestionare a cheltuielilor.
Sunteți pregătiți să transformați procesele organizaționale cu o automatizare inteligentă?
Studii de caz recente
Consultanță în domeniul automatizării.
Automatizează. Îmbunătățește. Bucură-te de succes.
Beneficiază de o sesiune de consultanță gratuită cu experții noștri Makeitfuture.