Automatizarea generării de contracte și diplome folosind Make, Bubble, Tally și Airtable
Generarea manuală a mai multor contracte, diplome și certificate de participare poate fi o adevărată provocare, mai ales dacă organizația ta încearcă să salveze mediul. În acest studiu de caz, vă vom arăta cum am implementat procese automate pentru a ajuta clientul nostru să depășească cu succes provocările operaționale, deschizând calea către o abordare mai eficientă, eficace și scalabilă pentru îndeplinirea cauzei lor nobile.
Despre client
Capace cu suflet este o asociație non-profit care transformă capacele de sticle de plastic colectate (HDPE & PP) în donații pentru cauze sociale.
Organizația a stabilit o rețea puternică cu instituții educaționale, inclusiv școli și grădinițe, prin acorduri de parteneriat și contracte. Astfel, inițiativa lor nu doar contribuie semnificativ la protecția mediului, dar și implică activ tinerii studenții în acțiuni ecologice și sociale. Pentru a recunoaște eforturilor lor, participanții primesc certificate și diplome de participare din partea asociației.
Provocarea
Datorită creșterii popularității proiectului, numărul colaborărilor, acordurilor de parteneriat și contractelor de donație a început să explodeze. Asociația nu avea forța de muncă sau resursele necesare pentru a gestiona toate cererile pentru noi acorduri și contracte, fiind copleșită de volumul de muncă. Mai mult, adesea se trezeau redactând diplome și certificate de participare până târziu în noapte. Ceva trebuia să se schimbe.
Soluția
Misiunea noastră a fost de a găsi o modalitate de a automatiza nu numai generarea contractelor și diplomelor, dar și de a captura toate datele venite de la potențialii colaboratori sau parteneri.
Iată ce am făcut - am construit o aplicație în Bubble unde utilizatorul își introduce datele (un formular complex). Pe baza acestor date generăm un contract, salvăm aceste informații într-o bază de date, stocăm contractul în Google Drive și trimitem un e-mail clientului pentru a semna contractul.
Un scenariu similar a fost creat pentru a automatiza generarea diplomelor și certificatelor de participare.
Dar să le luăm pe rând:
Automatizarea introducerii datelor pentru noi acorduri și contracte
În prima parte a procesului, utilizatorul completează formularul Bubble disponibil pe pagina web a clientului nostru și apasă butonul de trimitere. Acest lucru declanșează automatizarea 👉Datele din formular sunt trimise folosind un webhook 👉 Un contract este generat și completat cu toate datele necesare 👉Contractul este apoi trimis automat utilizatorului prin e-mail, gata de a fi semnat 👉Contractul este stocat în Google Drive și Airtable.
Generarea diplomelor și certificatelor de participare
Odată ce participarea este încheiată, utilizatorul completează un al doilea formular, cu informații suplimentare 👉 formularul merge în Tally 👉Aici, se creează certificatul de participare sau diploma cu datele adăugate 👉 Apoi, documentul este trimis prin e-mail profesorului/studentului 👉 Documentul este stocat în Google Drive și Airtable.
Aplicații folosite
Pentru a crea acest scenariu de automatizare fără cod, am folosit următoarea combinație de software:
- Bubble pentru a crea formularul în 6 pași.
- Make care acționează ca un liant între toate aplicațiile, ocupându-se de fluxul de date, procesare și integrări ale aplicațiilor.
- Airtable pentru stocarea datelor utilizatorilor.
Menționăm aici și modulele Make pe care le-am folosit: Gmail pentru automatizarea e-mailurilor, Google Drive și Google Docs pentru a crea și păstra contractele, JSON și HTTP pentru chemări API personalizate către aplicația Bubble.io pentru a obține informații din formular și Tally pentru a obține informații suplimentare (pe lângă formularul standard) pentru a crea certificatele de participare.
Testimonialul clientului
Care a fost cea mai mare problemă cu are v-ați confruntat?
Completarea manuală a câtorva sute de documente anual reprezintă un proces destul de dificil atât pentru noi, cât și pentru colaboratorii noștri.
Cum ați descrie colaborarea noastră?
Excelentă! Nevoia noastră a fost complet înțeleasă și transpusă corect în cea mai simplă opțiune de flux atât pentru noi, cât și pentru colaboratorii noștri. În plus, în timpul colaborării noastre, membrii echipei au venit cu sugestii foarte bune pentru a optimiza și mai mult fluxul existent.
Cât de responsabili ați considerat membrii echipei în timpul lucrului la proiectul dvs.?
Pe o scară de la 1 la 10, unde 10 este cel mai responsabil - 10
Cum ați aprecia competențele noastre tehnice?
Nu sunt cea mai în măsură pentru a imi spune opinia despre competențele tehnice, dar pentru mine a părut că ați făcut magie pentru a transforma cererea mea într-un flux automatizat.
Ați recomanda serviciile noastre altora și dacă da, de ce?
Da, am recomanda serviciile noastre și iată de ce:
- Soluțiile implementate de echipa voastră pot economisi timp companiilor, astfel încât să-l poată petrece mai bine, în alte domenii ale afacerii lor.
- Ați înțeles foarte bine nevoile noastre.
- Comunicarea a fost foarte ușoară și adaptată nivelului nostru de termeni tehnici.
- Sugestiile dvs. au îmbunătățit și mai mult fluxul existent.
Feedbackul echipei de dezvoltare
Procesul a fost destul de simplu, așa că nu au fost probleme majore de menționat. Mi-a plăcut foarte mult să lucrez la acest proiect și a fost o experiență grozavă atât cu construirea aplicației în Bubble, procesul în Make, cât și interacțiunea cu clientul.
Concluzie
Acest studiu de caz demonstrează puterea transformativă a tehnologiei în eficientizarea proceselor organizaționale. Prin valorificarea unei combinații de instrumente software no-code, precum Make, Bubble, Tally și Airtable, clientul nostru, o organizație non-profit axată pe cauze de mediu și sociale, a automatizat cu succes generarea contractelor, diplomelor și certificatelor. Acest flux de proces nu doar a redus semnificativ munca manuală și investiția de timp necesară anterior, dar a și îmbunătățit eficiența și scalabilitatea operațiunilor lor. Satisfacția clientului față de fluxul de lucru îmbunătățit și feedback-ul pozitiv din partea echipei de dezvoltare subliniază eficacitatea acestei soluții tehnologice personalizate în abordarea provocărilor operaționale specifice. Acest exemplu servește drept inspirație pentru alte organizații care caută să optimizeze procesele lor prin automatizare inteligentă.
Sunteți gata să vă transformați procesele organizaționale cu automatizare inteligentă?
Studii de caz recente
Consultanță în domeniul automatizării.
Automatizează. Îmbunătățește. Bucură-te de succes.
Beneficiază de o sesiune de consultanță gratuită cu experții noștri Makeitfuture.