8 Pași Simpli pentru Automatizarea Procesului de Onboarding a Angajaților
Onboarding-ul noilor angajați poate fi un proces laborios pentru echipele de HR. De la acte până la training și feedback, acest proces poate dura săptămâni sau chiar luni pentru a fi finalizat. Cu toate acestea, cu ajutorul unor instrumente de automatizare integrate strategic, procesul de onboaring poate deveni mult mai simplu și eficient. În acest articol, îți vom prezenta pașii necesari pentru a seta un proces de onboarding automatizat cu ajutorul căruia echipa ta de HR va economisi timp și va îmbunătăți experiența noilor angajați.
De ce este importantă automatizarea proceselor de onboarding?
Automatizarea proceselor de integrare nu este doar un trend modern, ci o necesitate în această lume în rapidă evoluție.
În primul rând, automatizarea economisește timp și resurse. Prin reducerea task-urilor repetitive și a procedurilor manuale, echipele de HR pot să se concentreze pe aspecte mai strategice ale rolului lor, precum dezvoltarea talentelor sau îmbunătățirea culturii organizaționale.
În al doilea rând, un proces automatizat reduce riscul de erori umane - fie că este vorba de greșeli de scriere, lacune de date sau pași omiși în parcursul de integrare.
Un alt aspect foarte important al procesului de onboarding este experiența angajaților noi.
Onboarding-ul este primul contact al noului angajat cu compania ta, iar tu trebuie să te asiguri că prima impresie este una pozitivă. Când pașii sunt clari și structurați, noii veniți se simt mai bineveniți și mai bine pregătiți pentru a se adapta culturii companiei.
Astfel, adoptând un proces automatizat și eficient, companiile pot fi sigure că respectă toate reglementările în vigoare, având totodată un avantaj competitiv în a atrage și păstra talente de top.
Iată 8 pași simpli care te vor ajuta în automatizarea procesului de onboarding:
01
Stabilește Obiectivele Procesului de Onboarding
Înainte de a începe automatizarea, trebuie să definești obiectivele departamentului de HR. În funcție de volumul de task-uri, de nivelul de pregătire al membrilor echipei de HR sau de prioritățile strategiei de management, fiecare companie poate stabili care sunt obiectivele departamentului de resurse umane. Astfel, în prima fază trebuie să decidem care sarcini să fie automatizate și care să rămână manuale. De exemplu, s-ar putea opta pentru automatizarea contractelor și documentelor de conformitate, dar păstrarea procesele de training și feedback ca procese manuale.
02
Identifică Procesele de Onboarding
După stabilirea obiectivelor, identifică procesele care necesită automatizare. Acest lucru poate include întocmirea de acte, documente și măsuri de conformitate, precum și activități legate de training și integrare a noilor angajați. Fiecare proces poate fi automatizat de la A la Z sau doar în anumite etape.
Spre exemplu, poți opta să automatizezi doar etapele de recrutare.
Asta înseamnă că instrumentele de automatizare pot prelua task-uri precum verificarea CV-urilor, sortarea candidaților, trimiterea de e-mailuri, programarea întâlnirilor online sau offline ș.a.m.d. Împreună cu un partener în automatizare, poți identifica etapele care au cea mai mare nevoie de automatizare și puteți stabili împreună cele mai potrivite soluții.
03
Alege Instrumentele Potrivite
Există multe instrumente și software-uri HR care te pot ajuta. Opțiuni populare includ software-uri precum Pipedrive, eDocBox și Calendly, care pot ajuta departamentul HR în automatizarea documentelor, programarea întâlnirilor și gestionarea informațiilor angajaților.
Desigur, opțiunile sunt nenumărate, iar anumite instrumente se integrează diferit cu aplicațiile pe care compania ta le folosește deja. Important este să alegi instrumentele potrivite afacerii tale, ce pot să ofere soluții nu doar pentru probleme de actualitate dar care pot să fie și scalate, pentru a crește odată cu compania ta. De aceea, cea mai bună idee este să colaborezi cu un partener în soluții de automatizare, care înțelege nevoile specifice afacerii tale.
04
Implementează și Integrează
O dată alese cele mai potrivite instrumente de automatizare, acestea trebuie implementate în fluxul de lucru și integrate cu restul aplicațiilor existente. Spre exemplu, Bullhorn este un instrument digital de tip CRM și ATS, ce oferă soluții de onboarding precum integrarea sistemului de urmărire a candidaților, gestionarea electronică a datelor, integrarea unui portal pentru candidați personalizat și multe altele. Astfel, instrumentul trebuie integrat cu sistemele și procesele digitale existente, de către un developer, prin cod sau prin intermediul partenerilor autorizați Bullhorn. O dată ce un instrument este implementat și integrat, putem trece la următorul pas - crearea procedurilor automate.
05
Creează Proceduri Automate
Odată implementate instrumentele de automatizare și integrate cu restul aplicațiilor utilizate, urmează crearea proceduri automate specifice companiei tale. O combinație de instrumente precum Airtable, BambooHR și Clickup poate crea fluxuri de lucru dedicate departamentului de HR, care să declanșeze automat acțiuni precum înregistrarea datelor personale, întocmirea actelor de conformitate sau inițierea programului de training. De exemplu, imediat după înregistrarea datelor noului angajat, sistemul poate fi setat să trimită automat un email de bun venit sau să alerteze echipa IT să pregătească echipamentul necesar. Pe măsură ce noul angajat avansează prin etapele de onboarding, HR-ul poate monitoriza progresul în timp real. Astfel, dacă un angajat nu a finalizat un modul de formare în termenul prevăzut, echipa HR poate primi o notificare pentru a interveni.
06
Testează Procedurile Automate
Înainte de a folosi noile procese automatizate, în mod real, echipa de automatizare le va testa, pentru a preveni orice erori. În paralel, departamentul de HR poate începe training-ul pentru a se familiariza cu noile procese.
07
Pregătește Echipa HR
Este imperativ ca echipa de resurse umane să fie familiarizată cu noile instrumente și proceduri automate. La început, se pot organiza sesiuni de training dedicate, unde membrii echipei HR sunt instruiți cu privire la funcționalitățile și avantajele instrumentelor de onboarding selectate, urmând sesiuni de training punctuale, unde aceștia învață să folosească noile instrumente. Pe termen lung, echipa de HR va primi actualizări și recapitulări periodice, asigurându-ne astfel că sunt la curent cu orice schimbări sau îmbunătățiri ale proceselor de lucru.
08
Testează Procedurile Automate
Evaluează în mod regulat performanța proceselor de automatizare implementate, pentru a asigura o funcționare optimă. După implementarea soluțiilor, compania ta trebuie să colecteze feedback constant și să analizeze performanța sistemului. Acest lucru poate include verificarea ratei de succes a task-urilor automate, identificarea eventualelor blocaje sau întârzieri în procesul de onboarding și examinarea feedback-ului angajaților noi.
Pe baza datelor și feedback-ului colectat, compania poate identifica zone de îmbunătățire și poate efectua ajustări corespunzătoare. De exemplu, dacă se descoperă că un anumit pas din proces creează confuzie sau nu este clar pentru angajații noi, acesta poate fi modificat sau îmbunătățit. În plus, utilizând instrumente de raportare și analiză, compania ta poate evalua tendințe pe termen lung, cum ar fi eficiența anumitor module de formare sau rata de succes a comunicărilor automate. Aceste informații asigură că procesul de onboarding rămâne adaptiv și eficient în fața schimbărilor și nevoilor organizației.
Concluzie
Urmând acești 8 pași simpli poți implementa procese automatizate de onboarding. Grație automatizării și instrumentelor dedicate, sarcinile echipei de resurse umane pot fi gestionate mult mai rapid, iar angajații tăi se vor integra cu ușurință în noua companie.
Cu Makeitfuture, poți să îți transformi departamentul de HR și să îți pregătești afacerea pentru viitor. Echipa noastră de experți este aici pentru a te ajuta să navighezi prin lumea automatizării și pentru a te ajuta să găsești cea mai bună soluție pentru afacerea ta.
Consultanță în domeniul automatizării.
Automatizează. Îmbunătățește. Bucură-te de succes.
Beneficiază de o sesiune de consultanță gratuită cu experții noștri Makeitfuture.